Conseravzione digitale

I tuoi documenti informatici in formato digitale e conservati a norma

Cos'è la conservazione digitale?

Conservare i documenti informatici e informatizzati in formato digitale, distruggere l’originale cartaceo, quando previsto dalla norma, non procedere più con la stampa. Tutto questo è possibile grazie a un processo regolamentato dalle regole tecniche del Codice dell’Amministrazione digitale atto a garantire il rispetto nel tempo, al di là dell’evoluzione normativa e tecnologica, dei requisiti individuati dal legislatore per i documenti informatici ovvero: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Affinché il processo di conservazione sia conforme è necessario l’utilizzo congiunto di due strumenti e processi:

la firma digitale, ossia quella firma elettronica forte che si applica ai documenti informatici;
la marca temporale, ossia il servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico.

Questo consente infatti che i requisiti dei documenti da conservare restino inalterati nel tempo.

 

Normative tecniche

Il DPCM del 3/12/2013, che definisce le regole tecniche emanate in riferimento a all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, illustra i requisiti affinché un sistema di conservazione possa considerarsi “a norma” garantendo quelle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici.  

Con le regole tecniche vengono descritti inoltre i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità ed individuate le figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione.

Diventa obbligatoria la compilazione del manuale di conservazione che descrive in maniera dettagliata l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i loro ruoli, il modello di funzionamento la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, e le misure di sicurezza adottate per il corretto funzionamento del processo.

La conservazione digitale dei documenti fiscali e tributari è invece disciplinata dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

Perché affidarsi ad un conservatore accreditato?

In qualità di Partner P.S.O. di Ifin Sistemi, Conservatore Accreditato AgID dal 2015, siamo in grado di garantire un sistema di conservazione digitale sempre conforme alla normativa vigente.

Garanzie tecnologiche e di sistema in relazione agli standard di sicurezza informatica, con particolare attenzione alla protezione dei dati personali;

Possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza;

Certificazione UNI CEI ISO/IEC 27001:2013, nel campo di applicazione acquisizione, trattamento finalizzato alla conservazione e gestione dei dati e documenti digitali, che rappresenta lo standard internazionale per gli aspetti legati alla sicurezza delle informazioni; Certificazione ISO 9001:2015 in merito a: progettazione, sviluppo, installazione di soluzioni ICT e relativi servizi di assistenza tecnica applicativa; erogazione di servizi di consulenza in ambito tecnologico, organizzativo e gestionale

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Tipologie documentarie conservabili digitalmente

Per le aziende private

  • Fatture attive e passive
  • PEC
  • Documenti di trasporto
  • Libro unico del lavoro (LUL)
  • Domande di assunzione
  • Presenze assenze giornaliere
  • Ferie/permessi
  • Certificati
  • Registri IVA
  • Libri contabili
  • Ordini
  • Note spese
  • Dichiarazioni fiscali
  • Ricevute fiscali
  • Modellu CU (ex CUD)
  • Registri assicurativi
  • Libro cespiti
  • Distinte meccanografiche

Per le amministrazioni pubbliche

  • Corrispondenza/Protocollo
  • Registro giornaliero di protocollo
  • Delibere e determine
  • Ordinativo informatico
  • Documento unico di regolarità contributiva (DURC)
  • Cedolino online
  • Reversali e mandati
  • Gare
  • Contratti
  • Certificati d’esecuzione lavori
  • Referti Medici
  • Immagini radiologiche
  • Fascicolo sanitario elettronico
  • Prescrizioni e ricette

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