Digitalizzazione e Dematerializzazione
archivi cartacei con Certificazione di Processo
Libera i tuoi archivi dai documenti cartacei
Cos'è la certificazione di processo?
Una delle principali novità normative prevista dall’Allegato 3 alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” è la certificazione di processo.
Tale certificazione è volta a supportare i soggetti indicati nell’art. 2 commi 2 e 3 del CAD, che scelgono di realizzare la dematerializzazione massiva dei propri documenti analogici con le modalità previste dagli art. 22 comma 1-bis e 23-ter comma 1-bis del CAD, per attestare che il documento informatico prodotto al termine del processo di dematerializzazione massiva abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
In quali casi è richiesta la dematerializzazione massiva?
L’art. 42 del CAD richiede alle pubbliche amministrazioni di valutare il rapporto tra costo e benefici del recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e di provvedere alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71.
In particolare, l’all. 3 delle nuove Linee Guida prevede che i soggetti indicati dall’art. 2 commi 2 e 3 provvedano alla dematerializzazione massiva in caso di una quantità onerosa di documenti cartacei e nel caso lo strumento del raffronto sia impraticabile.
In quali casi è richiesta la dematerializzazione massiva?
L’art. 42 del CAD richiede alle pubbliche amministrazioni di valutare il rapporto tra costo e benefici del recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e di provvedere alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71.
In particolare, l’all. 3 delle nuove Linee Guida prevede che i soggetti indicati dall’art. 2 commi 2 e 3 provvedano alla dematerializzazione massiva in caso di una quantità onerosa di documenti cartacei e nel caso lo strumento del raffronto sia impraticabile.
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Il supporto di Sky Star nella certificazione di processo
La certificazione di processo si compone di:
- un punto di vista oggettivo volto ad accertare gli strumenti tecnologici, le procedure e l’organizzazione per l’applicazione dei servizi di progettazione e dematerializzazione massiva dei documenti;
- un punto di vista soggettivo per attestare l’efficacia probatoria della certificazione di processo
attraverso il metodo del raffronto a campione dei documenti, generando una verificazione di processo ovvero un risultato probatorio dei documenti informatici tratti dai documenti analogici.
Sky Star, grazie alla partnership di P.S.O. con Ifin Consulting, garantisce ai clienti il massimo supporto nella pianificazione e organizzazione del processo per la creazione della copia digitale e la produzione della verificazione finale del ciclo di dematerializzazione garantendo qualità e sistemi di sicurezza certificati dagli standard ISO 9001 e ISO 27001.
Hai bisogno di una soluzione su misura per la tua attivita?
Chi garantisce l'efficacia probatoria della certificazione?
L’efficacia probatoria di una copia informatica tratta da un documento analogico può essere verificata da un Pubblico Ufficiale o da un soggetto privato ai sensi dei commi 2 e 3 dell’art. 22 e comma 3 dell’art. 23-ter del CAD.
I soggetti privati procedono ad attestare la conformità della copia informatica del documento analogico attraverso la produzione di un rapporto di verificazione sottoscritto dallo stesso che fa piena prova fino a disconoscimento.
La soluzione Sky Star:
In rispetto ai suddetti articoli, Sky Star mette in campo le proprie competenze archivistiche per garantire uno scrupoloso raffronto del piano di campionamento per verificare la conformità del contenuto e della forma tra l’originale analogico e la copia informatica.
Grazie alle competenze dei professionisti di Sky Star il cliente sarà supportato durante l’intero ciclo di dematerializzazione massiva, dalla progettazione – basata sull’analisi delle esigenze e dello stato dell’arte dell’archivio analogico – alla personalizzazione di soluzioni di image processing implementante sul riconoscimento altamente accurato degli elementi contenuti nei documenti per garantire una piena conformità all’originale. Il processo si conclude con la metadatazione e
l’indicizzazione che assicurano l’organizzazione e il recupero dei documenti abbattendo drasticamente il rumore informativo.
Inoltre, utilizzando le più moderne tecnologie informatiche ed offriamo al Cliente la conversione dell’ archivio fisico in archivio digitale immediatamente consultabile via web da qualsiasi dispositivo.
Quali sono i vantaggi
della certificazione di processo?
Ottimizzare la procedura di attestazione di conformità dell’intero lotto grazie al raffronto tra il piano di campionamento e i documenti originali
Accedere immediatamente ai documenti informatici.
Recupero efficiente delle informazioni.