Consolidamento probatorio PEC

Assicura piena validità alla tua pec

Perché è importante?

Sempre più centrale, all’interno della comunicazione aziendale, l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) sta assumendo importanza via via maggiore. Grazie alla firma digitale apposta in calce ai messaggi dalla Certification Authority, fornitrice della casella di posta, i messaggi inviati e ricevuti rappresentano documentazione informatica a tutti gli effetti assicurando a questo tipo di corrispondenza la stessa validità legale della tradizionale raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno.

Quello che molti non sanno è che i certificati emessi hanno una validità pari a tre anni oltre i quali il messaggio PEC perde la piena opponibilità a terzi in quanto decade la validità legale del messaggio stesso. Sempre più spesso accade che in giudizio, da parte dei giudici, vengano riscontrate dichiarazioni di inesistenza di ricevute PEC a causa di firme digitali scadute.

Cosa fare?

La modalità utile per garantire la validità legale dei messaggi della casella PEC è definita in maniera univoca da:

Codice di Amministrazione Digitale (CAD) Dlgs 82/2005 ss.mm.ii. – art. 43, comma 3

Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) in risposta ad un interpello; “Il mantenimento del suo valore legale nel tempo richiede il trasferimento del messaggio stesso in un idoneo sistema di conservazione. I requisiti di tale sistema sono quelli indicati all’art. 44 del CAD le cui regole tecniche sono state emanate il 3 dicembre 2013”

Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID)

La nostra soluzione

In qualità di partner P.S.O. di Ifin Sistemi, conservatore accreditato AGID e  leader nel settore di mercato della conservazione digitale della PEC, grazie alla conoscenza di lunga durata nell’ambito delle soluzioni tecnologiche volte alla dematerializzazione dei processi documentali, offriamo un servizio di Consolidamento probatorio della PEC, la soluzione di conservazione digitale che assicura la piena validità legale dei messaggi PEC aderendo completamente al DPCM  3/12/2013 che ha imposto nuovi paradigmi tecnologici per la conservazione digitale dei documenti  informatici.

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Analisi personalizzata e soluzioni su misura

Sicurezza

Attraverso la connessione automatica ai server del gestore PEC del cliente tutta la corrispondenza in entrata ed in uscita dalla casella, comprensiva delle notifiche, viene conservata nei sistemi a norma e sicuri del nostro Partner nei quali perciò viene creata una copia conforme del contenuto della casella stessa la quale verrà così mantenuta nell’archivio legale del conservatore accreditato.

I nostri sistemi di conservazione sono infatti totalmente aderenti alle regole tecniche contenute nel DPCM del 3 dicembre 2013. Il consolidamento probatorio avviene in background mentre il cliente continua ad utilizzare normalmente la propria casella di posta PEC. Ciclicamente e con elevata frequenza viene effettuata l’operazione di creazione della copia conforme della casella garantendo così un archivio legale sempre aggiornato.

Valore legale

Attraverso il servizio di conservazione digitale a norma della PEC è possibile estendere la validità legale dei messaggi da 3 a 10 anni. Infatti la valenza legale della firma digitale apposta dalla Certification Autority sui messaggi PEC è di soli 3 anni oltre i quali i messaggi stessi non sarebbero sottoposti a servizio di Consolidamento Probatorio.

Al riparo da errori

Messaggi erroneamente cancellati dall’utente dalla propria casella di posta PEC possono essere sempre recuperati, anche a distanza di anni, tramite la piattaforma web di conservazione. I messaggi che non vengono sottoposti a consolidamento probatorio una volta eliminati non sono più recuperabili.

Facilità di utilizzo

Il servizio di consolidamento probatorio viene messo a disposizione attraverso una piattaforma web accessibile via browser con credenziali sicure e personali che non necessita  quindi di alcuna installazione software. L’utente potrà quindi effettuare tutte le operazioni del caso da qualsiasi postazione abilitata ed in qualsiasi momento.

Modalità di esibizione

In caso di controversie legali sarà necessario esibire davanti al giudice il messaggio oggetto del contenzioso.

La nostra soluzione di Consolidamento probatorio della PEC consente, tramite un semplice pulsante, di ottenere una copia conforme del messaggio firmata e marca temporalmente in un formato trascrivibile su supporto ottico da poter presentare al giudice

In breve, quali sono i vantaggi?

Conessione a qualsiasi gestore PEC.

Creazione di un archivio legale contenente tutti i messaggi della casella PEC.

Nessun messaggio viene eliminato

Facilità di ricerca per l’utente.

Hai bisogno di una soluzione su misura per la tua attivita?