Gestionale PEC
Gestisci la tua PEC in modo sicuro ed efficiente
Come gestire la PEC in modo sicuro ed efficiente?
La PEC è lo strumento nato per sostituire la tradizionale raccomandata A/R consentendo di comunicare in maniera veloce e sicura.
Come tale è valido legalmente e opponibile a terzi e con il suo utilizzo viene certificata la consegna e l’accettazione del messaggio. Sono attive in Italia attualmente più di dodici milioni caselle PEC e nel 2020 sono stati scambiati più di tre miliardi di messaggi. Il DL n. 185/2009, convertito in Legge n. 2/2009, ha sancito l’obbligatorietà dell’utilizzo della PEC per imprese, professionisti e Pubbliche Amministrazioni. Imprese e professionisti hanno l’obbligo dotarsi di una PEC e dal 1°ottobre 2020 devono
comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata attivo, secondo quanto previsto dal decreto Semplificazioni.
L’uso sempre più frequente e massiccio della PEC comporta però alcune problematiche riguardo la sua gestione tradizionale soprattutto nei casi di PEC multi account e multi provider
- Rapida Saturazione dello spazio a disposizione della casella con conseguente cessazione del suo funzionamento e necessità di ripristino spesso laboriosa.
- Anonimato delle credenziali e possibilità di cancellare il messaggio
- Estrema confusione tra messaggi e notifiche
- Spam e Virus
Nascono quindi una serie di esigenze:
- Conoscere chi ha effettivamente letto il messaggio. Sempre più frequenti infatti sono i casi di “mancata lettura”.
- Semplicità di lettura che la PEC tradizionale non offre.
- Controllo e tracciatura del messaggio e delle azioni intraprese.
- Puntuale presa in carico del messaggio. Distinguere tra lettura effettiva e presa in carico.
La nostra soluzione
Il nostro software Gestionale PEC, per la gestione integrata di tutte le PEC aziendali, risolve tutte le esigenze e problematiche di sicurezza e supporta a 360° l’utente nella gestione delle caselle PEC di propria competenza.
Con la gestione multi account e multi provider è possibile configurare qualsiasi casella di posta elettronica certificata di qualsiasi provider.
Si presenta come un desktop virtuale, da cui l’utente, una volta correttamente profilato, potrà gestire in entrata e in uscita solo le raccomandate di sua competenza.
NESSUN utilizzatore correrà il rischio di perdere alcuna raccomandata PEC in quanto le raccomandate PEC in entrata e in uscita saranno automaticamente messe in sicurezza.
La nostra soluzione
Il nostro software Gestionale PEC, per la gestione integrata di tutte le PEC aziendali, risolve tutte le esigenze e problematiche di sicurezza e supporta a 360° l’utente nella gestione delle caselle PEC di propria competenza.
Con la gestione multi account e multi provider è possibile configurare qualsiasi casella di posta elettronica certificata di qualsiasi provider.
Si presenta come un desktop virtuale, da cui l’utente, una volta correttamente profilato, potrà gestire in entrata e in uscita solo le raccomandate di sua competenza.
NESSUN utilizzatore correrà il rischio di perdere alcuna raccomandata PEC in quanto le raccomandate PEC in entrata e in uscita saranno automaticamente messe in sicurezza.
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Analisi personalizzata e soluzioni su misura
L’approccio base è quello del «LETTO CONSAPEVOLE», in questo modo l’evento Lettura si evolve nell’evento Gestione, azione consapevole svolta dall’utente sulla raccomandata.
Con Gestionale PEC il percorso dei messaggi all’interno dell’organizzazione è tracciato e controllato. La casella di posta è monitorata da un servizio che travasa i messaggi in un database centralizzato. In questo strato intermedio ogni azione viene registrata e autorizzata per gruppi di lavoro o singoli utenti.
Tramite le sue funzionalità aggiuntive è inoltre possibile inviare il messaggio direttamente al Servizio di Conservazione Digitale a norma ed estendere così la validità legale dei messaggi da 3 a 10 anni.
In particolare, l’all. 3 delle nuove Linee Guida prevede che i soggetti indicati dall’art. 2 commi 2 e 3 provvedano alla dematerializzazione massiva in caso di una quantità onerosa di documenti cartacei e nel caso lo strumento del raffronto sia impraticabile.
Quali sono i vantaggi?
Gestione multiaccount e multiprovider
Invio multiplo di PEC e circolari
Personalizzazione notifiche
tracciatura automatica degli esiti
visualizzazione grafica degli stati